做质量管理不懂跟进,你的工作等于白做了

信息的有效传达对管理过程中的重要性不言而喻,但是很多经理都会忽略工作中跟进的重要性。上下级双方之间的信息不对称,对工作的展开造成了很大的阻碍。

1、“沟通”是额外的事吗?

我一个共事多年的同事就有一个坏习惯,总是不会做跟进的沟通。当事情交给他后,会很久没有声音。过了几个星期我突然想起来,就问他到底怎样了,他说:“完成了”。

他可能还以为有分加,谁知道在我心里已经减了两分。首先,因为一直没有反馈,我不能将此事放下,就是说这件事一直还是我的责任,所以扣一分。然后做完都不说,让我继续想着这件事情,又扣一分。

如果让我从别的渠道听到他已经将事情做好了,而我这个直属上司还傻傻不知情,这个绝对又要扣一分。我们的绩效是五分满分,一分就出局,就算这个同事从满分开始,因为不重视沟通他也已经差不多要出局了。

这个可能也是一个价值观问题。有的人认为“沟通”是额外的事情,不应该占用做事情的时间。如果有人说“最近真是太忙了,都没有时间与我的团队沟通了”,那这个人绝对是一个不注重沟通的人。

我认为没有天生的沟通高手,要变成一个沟通达人,首先要认识到“沟通”就是做事情的一部分,而且还是很重要的一部分。如果事情做完但没有同相关人等沟通,对他们来说,你可能还没有开始做。有了这个意识后,行为上才可能开始改变。

2、好助理,差助理

我再分享一下我过去的助理是怎样做事情的。如果助理安排我出差去参加一个活动,决定下来之后,她就会安排每周有一个15~30 分钟的电话会议,请所有安排活动的人来做沟通。

通常在安排中会有很多动态的事情要处理,我在听到进展情况后也可能会有不同想法。一直到出差前两天,一切都定下来了,她就会给我详细的细节安排,这些细节都会在我的日程表里面出现,尽量做到我对任何的活动细节都有机会预演一次。

3、掌握“跟进”主动权

但如果你的上司不善沟通,还反过来怪你沟通不足,那怎么办?如果你是下属,你可以利用SMART 来将沟通“机制”搭好。SMART 中,

S 指的是Specific(具体的)

M指的是Measurable(可衡量的)

A指的是Achievable(可行的)

R指的是Relevant(相关的)

T指的是Time(时限)

你可以用SMART 作为一个反馈工具,为什么没有R 呢?因为是老板要求你做的,你的假设就是老板已经考虑好这个项目与他的方向是相关联的了。

例如:SMAT 的对话:

“老板,我听到你对我的要求了,我怕听错了,还是重复一次让你确认一下比较好。我具体听到的是……你是否同意?”

——“同意。”

“要衡量这件事情是否做成功,我觉得还是要沿用你一直在推动的绩效考核。你看看我建议这个考核标准是否可行,或者你有其他的建议?”

——“没有问题,这个标准 可以。”

“我想与老板分享一下我听懂你的要求后我的一个判断。我认为这件事情绝对是可行的,但是以我目前手上的资源来说,我可能要放慢一下我另外一个项目的速度,如果你可以接受的话,我们可以马上开始这个项目。”

——“这样吧,另外一个项目不要放慢,我多调动点资源给你,让你将这两件事都办了。”

“好的,有了额外资源,事情就好办了。如果这些资源下周能到位,我估计这个项目能够在6个月内完成。还有我希望能够每两个星期给你一个简单的进度汇报,发微信沟通,有必要再开会。确保你知道项目进展,如果变化,我也会及时通知你,你觉得这样可以吗?”

——“很好,我们就按这样去办,我等你微信。”

老板心里很满意,因为他知道每两周会收到一个进度汇报,那这件事就算彻底移交了。

沟通一开始就不能停下来,持续的沟通是任何关系改善必经的环节。

项目经理人必须要将“跟进”作为一种职场基因来培养。

“等待”的心态一定不会让你在职场有太顺利的发展。

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